costi del personale e forfait 20%

Su un progetto di ricerca il personale è quasi sempre la voce più pesante del budget, e su Scoperta Imprenditoriale II è anche quella che si rendiconta nel modo meno intuitivo. Non si portano le buste paga: si applicano tabelle di costi standard unitari fissate per decreto, con tariffe orarie che dipendono dalla qualifica e non da quanto quella persona costa davvero all’azienda.

Le tabelle standard di costi unitari: cosa sono e da dove vengono

Le tariffe applicabili sono quelle delle tabelle standard di costi unitari aggiornate dal decreto interministeriale MIMIT e MUR del 4 gennaio 2024, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 19 febbraio 2024. Le tabelle distinguono tre fasce di costo e tre tipologie di beneficiario, imprese, università ed enti pubblici di ricerca, con valori orari compresi fra 30 e 83 euro.

Il meccanismo semplifica molto la rendicontazione, perché elimina la ricostruzione analitica del costo aziendale per ogni dipendente. In compenso introduce un effetto che va conosciuto prima di costruire il budget: se il vostro ricercatore senior costa all’azienda più della tariffa della sua fascia, la differenza resta a carico vostro e non è recuperabile in alcun modo. Vale anche il contrario, ed è la ragione per cui progetti con molto personale junior a volte rendicontano più di quanto spendano.

Il decreto prevede che dal 2026 i valori possano essere aggiornati su base annuale seguendo l’indice del costo del lavoro, ma solo se la variazione rispetto al 2022 raggiunge o supera il 5%. Prima di chiudere il piano dei costi conviene quindi verificare quali tabelle risultino vigenti alla data di presentazione, perché è quello il riferimento che il soggetto gestore applicherà.

Le quattro voci dirette, e cosa entra in ciascuna

Il forfait merita un calcolo, perché cambia il modo di ragionare sul budget. Su un progetto con un milione di euro fra personale, attrezzature e servizi, le spese generali e i materiali valgono 200.000 euro riconosciuti senza produrre una sola fattura. Sono soldi che entrano nella base di calcolo delle agevolazioni: su una piccola impresa, che prende il 40% di contributo più il 40% di finanziamento, quei 200.000 euro valgono 80.000 euro di fondo perduto e altrettanti di prestito agevolato.

La conseguenza operativa è che spostare un costo dalle voci dirette al forfait, o viceversa, non è neutro. Ogni euro riconosciuto nelle tre voci dirette ne genera venti centesimi di forfait: gonfiare i materiali non serve, perché quelli sono già dentro il forfait, mentre documentare bene una consulenza legittima ne aumenta l’effetto complessivo.

La contabilità separata va impostata prima, non dopo

Il beneficiario deve tenere una contabilità separata per il progetto e rilevare distintamente i costi di ricerca industriale e quelli di sviluppo sperimentale. La distinzione fra le due componenti non è un dettaglio contabile: per gli organismi di ricerca che partecipano come co-proponenti il contributo vale il 60% sulla prima e il 40% sulla seconda.

Impostare la contabilità separata dopo il decreto di concessione significa riclassificare a ritroso registrazioni fatte per altri scopi, con il rischio di non riuscire a documentare l’imputazione al progetto di costi effettivamente sostenuti. Chi ha già gestito una rendicontazione FCS sa che questa è la voce su cui le verifiche trovano più irregolarità formali, ed è anche quella che si previene con mezza giornata di lavoro all’avvio.

Sul fronte delle ore serve un sistema di rilevazione che regga il controllo: fogli di presenza per progetto, firmati, coerenti con le presenze aziendali complessive. Una persona non può risultare impegnata sul progetto per un numero di ore superiore a quelle effettivamente lavorate, e la somma delle imputazioni su più progetti finanziati non può eccedere il monte ore del dipendente.

In rendicontazione le voci si possono rimodulare

C’è un margine di flessibilità che vale la pena conoscere, perché toglie ansia nella fase di scrittura del budget. In rendicontazione le singole voci di spesa si possono rimodulare, azzerare o attivarne di nuove, entro il limite complessivo delle agevolazioni concesse.

Significa che un progetto che in corsa sposta risorse dalle attrezzature ai servizi esterni non deve chiedere una variante per ogni scostamento. Il tetto resta quello concesso, e restano fermi due vincoli sostanziali: la riduzione delle spese ammesse non deve superare il 20%, pena l’inammissibilità se il progetto scende a un milione o sotto, e la quota minima del 10% di ciascun proponente va mantenuta anche a consuntivo.

Costo standard e costo reale: un esempio con i numeri

Prendiamo un gruppo di lavoro tipico su un progetto da 1.500.000 euro: un responsabile scientifico in fascia alta, due ricercatori in fascia media, un tecnico in fascia bassa. Se il responsabile costa all’azienda 95.000 euro l’anno e la tariffa standard della sua fascia lo valorizza meno, la differenza sulle ore dedicate al progetto resta fuori dalla rendicontazione. Sui due ricercatori, se il costo aziendale è inferiore alla tariffa di fascia, succede il contrario.

Il calcolo va fatto prima di chiudere il budget, perché sposta due cose insieme. Sposta l’importo che l’impresa recupera davvero, e sposta la convenienza relativa fra impiegare personale interno e acquistare ricerca contrattuale all’esterno, che invece si rendiconta a costi reali. Su progetti a forte contenuto di personale senior questa verifica cambia spesso l’impostazione del piano.

Va aggiunta un’ultima considerazione sul forfait. Poiché le spese generali e i materiali valgono il 20% delle tre voci dirette, ogni scelta che riduce le voci dirette riduce anche il forfait. Rinunciare a rendicontare ore per prudenza costa quindi il doppio: si perde la voce e si perde la quota forfettaria che ne discende.

Domande frequenti sui costi del personale

Il titolare che lavora al progetto può essere rendicontato?
Il personale non dipendente impiegato nelle attività di ricerca rientra, purché il ruolo sia tecnico e documentabile con un sistema di rilevazione delle ore. Quello che non rientra è il tempo dedicato alla gestione amministrativa, indipendentemente da chi lo svolge. Nei progetti congiunti ogni proponente rendiconta il proprio personale sulla propria quota di costi, secondo la ripartizione stabilita nel contratto di collaborazione.

Le nuove assunzioni fatte per il progetto sono ammissibili?
Sì, il personale assunto per il progetto si rendiconta come tutto il resto, con le ore per la tariffa standard della fascia corrispondente. Attenzione però alla data di avvio: il personale impiegato prima della presentazione della domanda può configurare un avvio anticipato del progetto, che fa perdere l’agevolazione.

Come si sceglie la fascia di costo di una persona?
La fascia dipende dalla qualifica e dall’esperienza secondo i criteri delle tabelle, non da una scelta discrezionale dell’impresa. Una classificazione ottimistica è fra le cose che l’istruttoria verifica, e produce un taglio delle spese ammesse proprio nella voce più pesante del budget.

Il forfait del 20% va documentato in qualche modo?
No, è la sua ragione d’essere: si calcola sul totale delle tre voci dirette e non richiede giustificativi. Va però calcolato correttamente, perché un errore sulla base di calcolo si riflette sull’intero importo agevolato.

Un’attrezzatura usata anche per la produzione ordinaria è ammissibile?
Solo per la quota di ammortamento corrispondente al periodo e alla percentuale di utilizzo nel progetto. Serve un criterio di ripartizione documentato: un macchinario impiegato per metà del tempo sul progetto entra per metà della sua quota di ammortamento del periodo.

Il budget si costruisce dalle ore

Su questa misura il piano dei costi non parte dai prezzi ma dalle persone: quante ore, di chi, su quali attività. Da lì discendono la voce più pesante, il forfait che ne segue e in buona parte la credibilità tecnica del progetto agli occhi di chi valuta, perché un piano con obiettivi ambiziosi e poche ore di ricerca è il primo segnale che qualcosa non torna.

Il quadro completo della misura è nella nostra guida a Scoperta Imprenditoriale II, e su come impostare il documento tecnico abbiamo scritto come si scrive il piano di sviluppo. Le altre finestre aperte in questo periodo sono nel calendario dei bandi a fondo perduto attivi.

Vuoi impostare il piano dei costi con le tabelle giuste? Compila il form in alto alla pagina: noi di Incentivimpresa verifichiamo le fasce del tuo gruppo di lavoro e l’effetto del forfait sul totale agevolabile.